| Perfíl de la Compañía
Kellogg’s de Colombia S.A. es una empresa privada, conformada por capital extranjero, establecida en el mercado colombiano por más de 50 años. La compañía es parte del grupo Kellogg’s de Estados Unidos. En la actualidad, Kellogg’s de Colombia se dedica a la producción y comercialización de cereales listos para el consumo (RTEC) , los cuales llegan a sus consumidores a través de diferentes canales de distribución. Los cereales Kellogg’s que se venden en Colombia son producidos en su gran mayoría en la planta de la ciudad de Bogotá y los demás son importados de las subsidiarias de México y Venezuela. La compañía ofrece al mercado un poco más de 100 referencias de sus productos. Kellog's Colombia es una compañía que factura más de US$ 60 millones al año, emplea alrededor de 400 personas y su operación tanto fabril como logística es continua y atendida por varios turnos de personal.
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Elementos Críticos Observados
Kellogg’s con la cooperación de RICOH COLOMBIA identificó en sus procesos de cuentas por pagar una serie de puntos críticos que requerían urgente atención:
- Confidencialidad: documentos extraviados en el proceso
- Gastos de impresión: más de 100.000 copias al año (Facturas de proveedores y órdenes de compra)
- Consecuencias fiscales: al tener que hacer correcciones de declaraciones de impuestos asociadas a facturas no contabilizadas
- Descontento en los proveedores: demoras en los pagos
- Elevado procesamiento manual
Exceso de trabajo administrativo (20.000 horas/hombre anuales) El elevado número de personal de diferentes áreas involucradas en los procesos, el trabajo manual sin coordi-nación efectiva y en tiempos dispares hacía que los Procesos de Cuentas Por Pagar y de Servicios a los proveedores sea inmanejable, costoso e inefectivo; que no se cumpla con los plazos tanto de las facturas como de las declaraciones de impuestos. El flujo de caja irregular hacía casi imposible programar pagos respetando los plazos pactados con los proveedores, generando elevado número de excepciones complejas de manejar. La compañía maneja un volumen aproximado de 35.000 facturas anuales, y era muy difícil asegurar que la totalidad de éstas se tramiten a tiempo, que el seguimiento sea compli-cado con excesivo trabajo manual.
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Solución
El mayor desafío para el equipo Técnico integrado por miembros de RICOH Colombia y personal de Kellogg’s era encontrar una solución que no solo resuelva los problemas encontrados si no que pueda ser implementada sin afectar los compromisos de la empresa; que no implique riesgos de pérdida de información o interferencia con los sistemas existentes; que sea aceptada por el personal sin ofrecer mayor resistencia al cambio y que permita ser introducida con el mínimo esfuerzo de entrenamiento en el más corto plazo.Después de evaluar múltiples alternativas el equipo decidió re diseñar los procesos fundamentales de Cuentas por Pagar y reorganizar el manejo de los procesos documentarios utilizando las fortalezas y ventajas de DocuClass: Componentes integrados que permiten automatizar todos los procesos documentarios
- Configuración modular independiente que simplifica las tareas de configuración y adaptación
- Sistema capaz de interactuar con sistemas existentes sin interferir o demandar costosos trabajos de integración
- “Workflow” capaz de automatizar los procesos de cuentas por pagar reduciendo el número de personal involucrado, de tiempos de proceso; eliminar los cuellos de botella, mejorar los mecanismos de control y notificaciones internas; cumplir con los compromisos acordados con los proveedores y disponer de la información oportuna para el pago de impuestos.
- Elevados niveles de seguridad tanto para el acceso a la totalidad o segmentos del sistema como para el manejo y distribución de los documentos.
- La integración con los equipos Multifuncionales RICOH reducía costos en la adquisición de escáneres y permitía la captura descentralizada de documentos.
- Su interfaz altamente intuitiva, no solo permitía reducir los costos de entrenamiento si no que evitaba generar resistencia a la adopción del nuevo sistema por parte de usuarios y administradores
- Estructura modular que permite fácil y rápida implement-ación estratégica y progresiva a bajo costo y sin complicacio-nes para la expansión.
Costo razonable, con elevado Retorno (Costo/Beneficio). Ideal en tiempo de crisis financiera.Identificados los problemas y definidas las expectativas de la empresa, el equipo diseñó el Sistema, preparó el plan de implementación que incluía la evaluación de la infra estructura existente, el re diseño de los flujos de trabajo, las políticas de seguridad, entrenamiento, corrida de pruebas en sistema prototipo hasta la aprobación final e implementación.El sistema fue implementado y puesto en operación en forma sencilla y ágil en un tiempo record de 2 meses y ha merecido la aprobación y satisfacción total tanto de la empresa, del personal y proveedores.
Beneficios
Incremento notable de la eficiencia y efectividad en Cuentas por Pagar:
- Eliminación de los riesgos legales (No más pérdida de documentos y mayor seguridad)
- Ahorro de más de US$ 50.000 anuales en impresión de documentos.
- Eliminación de los riesgos tributarios y mejora del proceso fiscal e impositivo.
- Incremento de la satisfacción de los proveedores al eliminar las demoras en los pagos.
- Ahorro por más de 20,000 horas hombre anuales en el manejo y manipulación física de documentos
- Elevado retorno de inversión con impresionante coeficiente de costo-beneficio
- Disponibilidad de mecanismos de auditoría y notificaciones para identificar al instante cualquier desviación de los procesos y adoptar medidas correctivas.
- Oportunidad de expandir los beneficios a otras áreas de la empresa. Tal como lo expresan los miembros del equipo de implement-ación “logramos los beneficios que nos habíamos planteado en la evaluación del producto.
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