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Perfíl de la Empresa
El Grupo LAAR, es un conjunto de empresas líderes del mercado ecuatoriano en servicios logísticos y sistemas de seguridad, en plena etapa de expansión en América Latina, con presencia en todo el territorio Ecuatoriano y Colombia.LAAR Courier Express S.A., es una empresa especialista en provisión de soluciones logísticas flexibles, el cual abarca etapas de planeación, entrega de productos a nivel doméstico, así como también la distribución y manejo de mercancías.Con más de 30 años de trayectoria, y una facturación anual de 5.000.000 de dólares, LAAR Courier Express S.A. actualmente cuenta con aproximadamente 400 empleados distribuidos entre los distintos departamentos de la empresa.
Situación de Negocio
LAAR Courier Express S.A. emite documentación que respalda cada transacción realizada, generando un gran volumen de documentos que deben ser almacenados en bodegas arrendadas para cumplir con los requerimientos tributarios de Ecuador.
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El proceso original implicaba digitalizar cada documento con el fin de almacenarlos digitalmente organizados por meses, días y por situación geográfica en un proceso completamente manual. Luego las copias en papel eran enviadas al departamento de Atención al Cliente quienes las archivaban. Una vez terminado este proceso estas cajas eran entregadas semanalmente al proveedor encargado de custodiarlas.
No existía ningún control que permitiera validar la existencia de todas las guías despachadas en formato electrónico. Esto no solamente dificultaba el seguimiento de la documentación, sino que principalmente provocaba la insatisfacción del cliente por las demoras al momento de solicitar información sobre una transacción, lo cual significaba para LAAR Courier Express S.A. un tiempo considerable para recuperar la documentación requerida.
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La Solución
LAAR Courier Express S.A. contrato los servicios de ECUACOPIA SOLUTIONS con la solución DocuClass que inicialmente tenía como objetivo reemplazar el software anterior y almacenar la documentación en formato electrónico, en un repositorio centralizado, seguro, y accesible desde cualquier punto de la empresa en todo momento. Esta primera etapa fue implementada en menos de una semana, dejando a punto del sistema así como las estaciones de escaneo y capacitándose a los usuarios del proceso de captura. Una vez concluida la etapa de implementación y, convencida de los beneficios que podían obtener con la solución, LAAR Courier Express S.A. decidió iniciar una segunda fase, la cual constó de la integración entre DocuClass y el sistema contable desarrollado in-house.
Actualmente, LAAR Courier Express S.A. cuenta con un proceso documental que le ha permitido a la empresa, en primera instancia, establecer puntos de control que les permite asegurar la calidad de la información almacenada en su sistema contable mediante el control cruzado con los documentos digitalizados en DocuClass, y por otro lado incrementar la satisfacción de los clientes con un mecanismo ágil de consulta.
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Con el sistema anterior se manejaba una cantidad aproximada de 2.000 guías diarias en cada ciudad. Con DocuClass se duplicó la cantidad de documentos procesados y además con DocuClass se pueden realizar los controles de entrega y facturación. LAAR Courier Express S.A. desde cualquier punto de la empresa puede acceder a través de DocuClass a toda la información, de forma segura, controlada y completamente online. Las facilidades de búsqueda ofrecidas por DocuClass ha permitido agilizar los procesos de recolección, distribución y entrega de paquetes, servicio al cliente y facturación. La integración entre DocuClass y el sistema contable de la empresa ha permitido a LAAR Courier Express S.A. incrementar la eficiencia del ciclo de facturación, no solo eliminando la carga manual de información con el riesgo que esto implica, sino ganando en aseguramiento de la calidad de infor-mación almacenada en los sistemas de gestión.
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